Формулы в ms project

Формулы в ms project

Written on April 8, 2019 by Safford Black

Microsoft Project formulae are a powerful way to introduce custom calculations into your project plan. Many people who may be familiar with writing formulas in Excel find Microsoft Project’s formula editor a little less intuitive, so this article will give you a basic introduction to formulas in MS Project. I hope you can get started with the following steps and then view my on-demand webinar on the topic, which will provide more in-depth advice on how to write formulae in Microsoft Project.

Step One: Pick a Data Type

First, you’ll want to ensure that you pick the correct data type for the Microsoft Project field that will store the result of your formula. You can apply a Microsoft Project formula to any type of field, but some types of fields are more natural fits for formulae than others. In general, you want to pick a field type that matches the type of calculation that you are planning to perform. Good choices include:

These types of fields are well-suited to formulae because their results are easy for a formula to compute without any special formatting. Duration and cost fields, on the other hand, are not great choices because they require special formatting. For example, a duration field is formatted using a number and a unit (“3 days”), which can be hard to achieve when writing a formula compared to simply computing a plain “3” in a number field.

Step Two: Pick a Good Custom Field

When picking a destination field in Microsoft Project that will store the result of your calculation, you want to avoid special-purpose fields that are automatically calculated by Microsoft Project and can’t be edited. Examples of these read-only fields include Critical, Outline Level, Status, Overallocated, and WBS, though there are dozens more. To be safe, it’s best to select one of the generic Microsoft Project local custom fields, such as Number 1-20, Date 1-10, Text 1-30, and Flag 1-20.

Step Three: Don’t Step on Toes

You also want to make sure that your newly-created formula doesn’t inadvertently delete other information that has already been stored in same field. When you create a formula, any previous values in the target field will be overwritten, so it’s very important to make sure that the field that will hold your formula isn’t being used by you or someone else for another purpose. The easiest way to double-check this is to insert the field into Microsoft Project, and then click on the column header to filter the field as shown in the following screen shot.

If you see lots of different values appear in the filter list, that’s a good indication that the field is already being used for something else, so it’s best to place your formula elsewhere. On the other hand, if you just see one value and it’s set to “(blank)” or something to that effect, you should be good to go.

Step Four: Write and Test

Once you have selected where the formula should reside, it’s time to write the formula itself. See below.

The Field dropdown will let you select available fields to use in your calculation. The Function dropdown is used to apply different calculations to the fields, though you can also use simple mathematical operators to do many of the same things without getting into the more advanced functions.

So, if you wanted add the values of “Number1” and “Number2” and display that sum in the “Number3” field, your formula would look like this:

It’s not uncommon for a formula to give an unexpected result or even fail completely the first few times, so don’t get discouraged. Start with small, simple formulae and then work your way up into more complex or nested logic. If needs be, you can break a formula up into smaller parts, where some portions of the formula are calculated in one field and other portions are calculated in a separate field. This lets you see the intermediate results before everything is combined. Once those separate components of the formula look correct, they can be combined into a single formula in a single field so as to not take up extra space.

For tips on how to write a Microsoft Project formula, including recommended functions, examples, and other best practices, I hope you will watch my on-demand webinar.

Дата последнего изменения: 10 февраля 2011 г.

Применимо к: Office 2010 | Project 2010 | Project Server 2010 | SharePoint Server 2010

Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Значения настраиваемых полей и значения графических индикаторов в Microsoft Project 2010 могут быть рассчитаны с помощью формул. Формулы для локальных настраиваемых полей можно создавать с помощью Microsoft Project стандартный 2010 или Microsoft Project профессиональный 2010, а для корпоративных настраиваемых полей — с помощью Project Web App или PSI.

В статье содержатся следующие разделы:

Описание и синтаксис функции, доступные для записи формул см. раздел ссылки справки в Project Standard или Project Professional или просмотра на Office.com Функции проекта для настраиваемых полей . использует для этого Microsoft Access 2010Project 2010 использует службы того же выражения Jet для формул. Общие примеры и дополнительные сведения о формулах и выражений содержатся в разделе руководство, синтаксис выражений (Возможно, на английском языке) в интерактивной справке для доступа и Functions (Category List) в библиотеке MSDN ( http://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/ff836861.aspx ).

Чтобы создать или изменить формулу для локального настраиваемого кода структуры или поле, необходимо использовать Project профессиональный 2010 или Project стандартный 2010. Необязательно для установки и запуска Project профессиональный 2010 на компьютере под управлением сервера Project Server для создания и проверки формул для корпоративных настраиваемых полей. Тем не менее можно использовать Project профессиональный 2010 создавать локальные настраиваемые поля с формулой, а затем добавить поля для предприятия.

Можно создавать и редактировать формулы и добавить графические индикаторы для корпоративных настраиваемых полей на странице Изменение настраиваемого поля в Project Web App и новое настраиваемое поле страницы. Microsoft Project Server 2010 вычисляет значения формул для настраиваемых полей проекта, задач и ресурсов при публикации проекта. Например если страница центра ресурсов Project Web App служит для добавления ресурса настраиваемого поля, содержащего формулу, можно добавлять непосредственно формулы без запуска Project профессиональный 2010 требует Project 2007.

Внимание!
Читайте также:  Продажи iphone xs в сша

При создании или изменить параметры настраиваемого поля в Project Web App, необходимо перезапустить профессиональный выпуск Project, чтобы увидеть новые или измененные корпоративное настраиваемое поле в список настраиваемых полей.

Project Web App в Project Server 2010 содержит раскрывающиеся списки, облегчающие выбор общих полей, функций и операторов. Рисунок 1 показывает простую формулу для настраиваемого поля ресурса из Cost типа, с именем TestResourceCost и указывает тесты для графических индикаторов.

При добавлении столбца TestResourceCost в представление «Лист ресурсов» корпоративного проекта в Project профессиональный 2010 графические индикаторы показать относительную стоимость корпоративных ресурсов и для локальных ресурсов.

Примечание

В списке Выберите поле Project Web App отображаются только поля, которые существуют на сервере Project Server. В поле Project Server для проверки он должен существовать также в Project Professional. Можно добавить поля из профессионального выпуска Project отображаются в списке Выбрать поля . Дополнительные сведения содержатся в разделе Ссылки в формулах для полей задач, ресурсов и проекта .

Следующая процедура показывает более полезный пример настраиваемого поля, которое использует формулы и графические индикаторы.

Создание и использование корпоративное настраиваемое поле с помощью графических индикаторов

Используйте Project Web App для создания настраиваемого поля с задачей Text типа, с именем Индикатор бюджета .

Чтобы использовать пример формулы, вставьте код в текстовом редакторе и удалить переводы строки и вставьте одной строки кода в текстовое поле Формула на странице новое настраиваемое поле.

Примечание

В следующей формуле функция CStr работает только в том случае, если определено поле [Baseline Finish] ; в противном случае формула возвращает #ERROR в случае «Не базовой линии». Если формула, используйте его без графические индикаторы таким образом, чтобы увидеть результаты в виде текста. При использовании формулы с помощью графических индикаторов, ошибка не является очевидной в Project профессиональный 2010 так, как показывает отсутствие индикатора.

Для исправления предыдущей формуле, таким образом, чтобы он работает, если задание базового плана, вычисления даты для поля [Baseline Estimated Finish] . Следующий пример изменяет инструкцию Switch .

Существует несколько способов создания сложных формул; Например можно использовать операторы вложенных Iif . Результаты предыдущей и следующей формулы одинаковы.

Примечание

Поскольку Project профессиональный 2010 не нужно быть перезапущены для тестирования изменений формулы в локальных настраиваемых полей, может быть быстрее, редактирования и тестирования формулы локально и затем скопировать правильной формулы Project Web App.

Используйте внешний редактор, такой как Microsoft Visual Studio, чтобы сохранить текстовый файл несколько примеров формул.

Дополнительные сведения об обработке ошибок в настраиваемое поле формулы увидеть Ошибки в формулах.

В разделе вычисления для сводки строк щелкните использовать формулу . Это позволяет отображать графические индикаторы отображаются суммарные показатели бюджета для подзадач, суммарные задачи.

В разделе Отображаемые значения нажмите кнопку графические индикаторы и выберите в раскрывающемся списке условий для Несуммарные строки .

Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная здесь.

В данной статье я расскажу о том, какая методология "зашита" в Microsoft Project для "правильного" сбора данных об исполнении проекта.

В Microsoft Project существует два метода ввода фактических данных об исполнении в проекте:

  1. Обновление задач;
  2. Обновление назначений.

Обновление информации по задачам

Актуализация данных по задачам

Обновление информации по задачам – более быстрый способ актуализации данных об исполнении проекта, чем обновление данных по назначениям.

В случае, если вы обновляете информацию по задачам в разрезе, например, когда фактически началась задача, какова была фактическая длительность задачи, Microsoft Project автоматически обновляет информацию по всем ресурсам, назначенным на эту задачу. Так, если вы укажите, что задача фактически началась 13 августа, то все назначенные ресурсы будут отмечены, как начавшие работу 13 августа.

Если вы не хотите, чтобы система автоматически обновляла данные по ресурсам, нужно снять галочку «Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи» в меню «Файл – Параметры – Расписание – Параметры расписания для этого проекта». При снятой галочке вы должны будете обновлять фактические данные как по задачам, так и по назначенным ресурсам.

Снимая галочку «Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи», вы должны отдавать себе отчет в том, что ваши трудозатраты на обновлении данных по проекту вырастают в n раз

По умолчанию, для актуализации данных по задачам в Microsoft Project существуют представления «Диаграмма Ганта с отслеживанием» и таблица «Отслеживание», Рисунок 1.

Рисунок 1. Стандартное представление для отслеживания проекта

Мерилом исполнения проекта и задач являются три поля «% завершения» и «% завершения по трудозатратам» и «Физический % завершения».

Поле «% завершения» показывает долю фактической длительности выполненной части работы к общей длительности, когда должна выполняться работа. Так, например, если из 10 дней, вы фактически отработали уже 6 дней, то в поле «% завершения» будет отображаться число «60». Аналогично и по проекту, если вы отработали 100 дней по всем задачам из 400 дней проекта, то в поле «% завершения» проекта будет отображаться число 25%.

Поле «% завершения» не отображает в действительности, каков объем работы выполнен и сколько денег уже потрачено. Так, например, если вам за 10 дней нужно положить 200 м3 кладки, а вы по факту за 7 дней положили 50 м3, и ввели только эти данные, то Microsoft Project покажет, что работа выполнена с точки зрения длительности на 70%, что с точки зрения объема работ не совсем правильно.

Ведением отчетности только через поле «% завершения» вы вносите в систему управления проектами очень много субъективизма, что может привести к тому, что информация, введенная в Microsoft Project, будет отличаться от того, что есть на самом деле.

Поле «% завершения по трудозатратам» отображает долю фактически отработанных часов к общей сумме часов. Так, например, если вам на задачу выделено 20 часов, а вы отработали 8, то в поле «% завершения по трудозатратам» будет отображаться значение равное 40. Информация, содержащаяся в данном поле, более объективна чем просто обновление поля «% завершения».

Важно понимать, что поля «% завершения» и «% завершения по трудозатратам» связаны между собой, т.е. оба поля обновляются синхронно при внесении фактической информации, Рисунок 2.

Рисунок 2. Задачи с внесенными фактическими значениями

% завершения в проекте считается следующим образом. Сумма фактических длительностей делится на сумму длительностей всех задач. Например, Рисунок 3, сумма фактических длительностей 13,45 делится на суммарную длительность всех задач, равную 35, и получается, что проект выполнен на 38%.

Рисунок 3. Как определяется % завершения в проекте

Microsoft Project использует следующий принцип работы с планированием и актуализацией.

  1. Плановые значения вы вводите в поля «Начало», «Окончание», «Трудозатраты». Например, планируем начать работу 1 октября 2012 (поле «Начало»).
  2. Проект утверждается, т.е. вы сохраняете базовый план. При этом информация из поля «Начало» копируется в поле «Базовое начало».
  3. Получив информацию 5 октября от ответственного, что он не начал работу, как было утверждено, но планирует начать работу 8 октября, вы меняете значения с 1 октября на 8 в поле «Начало». В поле «Базовое начало» будет отображаться значение даты, равное 1 октября. В текущей ситуации в поле «Отклонения начала» будет отображаться разница значений в полях «Базовое начало» и «Начало».
  4. При необходимости вы переутверждаете задачу, т.е. пересохраняете базовый план для выбранной задачи. В данном случае, значение из поля «Начало» копируется в поле «Базовое начало».
  5. Исполнитель или ответственный сообщает вам, что приступил к выполнению задачи 10 октября, и вы вносите значение в поле «Фактическое начало», Рисунок 4. При внесении данных о начале, значение из поля «Фактическое начало» копируется в поле «Начало».

Рисунок 4. Принцип работы с плановыми, базовыми и фактическими полями

Для актуализации данных в Microsoft Project можно воспользоваться следующими возможностями:

1. На закладке «Задача» в области «Планирование» выделить задачу, суммарную задачу или проект и выбрать один из пяти вариантов процента завершения задачи или проекта .

В этом случае, если вы вводите просто процент завершения, Microsoft Project считает, что работы начались тогда, когда и планировались. Т.е. значения из полей «Начало» копируются в соответствующие поля задач «Фактическое начало». Если у задачи, суммарной задачи или проекта введено 100% завершение, то Microsoft Project автоматически скопирует данные из полей «Окончание» соответствующих задач в поля «Фактическое окончание».

2. Просто ввести в поля «% завершения» или «% завершения по трудозатратам» соответствующие значения. С полем ««% завершения по трудозатратам» ситуация аналогична с полем «% завершения». Если вы вводите процент завершения по трудозатратам, Microsoft Project считает, что работы начались тогда, когда и планировались.

3. Нажать на вкладке «Задача» на кнопку «Пометить по графику – Обновить задачи…» и ввести в соответствии логикой сбора данных:

  • Фактическое начало, если оно отличается от планового;
  • Фактически отработанную длительность, после ввода которой, Microsoft Project автоматически рассчитает оставшуюся длительность и процент завершения;
  • Откорректировать оставшуюся длительность работы, и, если она отличается от той, что осталась по плану, Microsoft Project автоматически пересчитает процент завершения.

Если у вас длительность задачи 8 дней, а фактическая длительность составила 4 дней, то оставшаяся станет равна 4 дням, а % завершения – 50%, но если вы укажете, что нужно отработать, не 4 дней, а 6, то процент завершения станет равным 40% (4/12, где 12 сумма фактической и оставшейся длительности задачи).

Аналогична работа с полем «Оставшиеся трудозатраты».

Так, если вы введете оставшуюся длительность, равную нулю, то Microsoft Project автоматически поставит процент завершения, равный 100;

4. Дату фактического окончания, если работа выполнена, Рисунок 5.

Рисунок 5. Обновление задач

Данный, третий, вариант обновления задачи — наиболее правильный, если вы хотите держать руку на пульсе динамики проекта

5. На закладке «Проект» в области «Состояние» нажать «Обновить проект», чтобы система автоматически рассчитала процент завершения согласно плану окончания работ к выбранной дате, Рисунок 6.

Так, при выборе варианта «устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100», Microsoft Project всем задачам по дату отчета, выставит тот процент завершения, который должен быть выполнен по плану.

При выборе варианта «устанавливать % завершения равным только 0 или 100», Microsoft Project всем задачам, которые должны быть выполнены на дату отчета поставит 100%, а те которые должны быть выполнены частично поставит 0%.

Рисунок 6. Обновление проекта

Разработать собственный сценарий (последовательность) актуализации данных.

После ввода фактических значений, обязательно нужно ввести дату отчета о состоянии, т.е. указать ту дату, по которую вы собрали информацию об исполнении, Рисунок 7.

Рисунок 7. Актуализация даты отчета о состоянии

Поле «Физический % завершения», создано по замыслу Microsoft для возможности собирать информацию по задачам, касающимся тех работ, результат которых можно измерить объективным числом. Например, у таких задач, как «Кладка стен» и «Монтаж металлоконструкций» есть измеримый показатель как объемы работы измеряемые, соответственно, в метрах кубических и тоннах.

Особенностью данного поля является также тот факт, что внесенная информация в данное поле, а именно физический % завершения, никак не влияет на расчеты по обновлению проекта и обратно, Рисунок 8.

Рисунок 8. Поле «Физический % завершения»

Единственное исключение, вы можете изменить способ расчета освоенного объема, выбрав по умолчанию не стандартно используемое поле «% завершения», а поле «Физический % завершения» (меню «Файл – Параметры – Дополнительно – Параметры освоенного объема для данного проекта – Способ расчета освоенного объема по умолчанию для задач), чтобы анализ освоенного объема проводился не полю «% завершения», которое иногда не отображает реальную информацию по выполненным работам, а полю в котором занесена информация по выполненным работам.

Поле «Физический % завершения» не используется при перепланировании проекта.

Актуализация данных по ресурсам

После того, как вы обновили задачи, следующий шаг — обновление данных о назначенных ресурсах.

Для обновления данных по назначенным ресурсам существуют лучшие практики:

1. Разделить представление (закладка «Вид – Комбинированный режим – Форма задач) на две, в котором вы обновляли данные по задачам, и внизу в представлении «Форма задач» последовательно выбрать:

a. Представление «Трудозатраты» и ввести фактические значения количества израсходованных ресурсов в колонку «Фактические трудозатраты», откорректировать значения оставшихся трудозатрат;

b. Представление «Затраты» и ввести фактическую стоимость фактически израсходованных ресурсов в колонку «Фактические затраты». При необходимости откорректировать значения оставшихся затрат, Рисунок 9.

Рисунок 9. Актуализация информации по ресурсам в форме задач

2.Создать собственное представление на основании представления «Использование задач» и вводить сразу всю информацию касательно фактически потраченных часов или работ по ресурсу и фактических затрат по ресурсам, не переключаясь как в представлении «Форма задач». Дополнительным преимуществом работы с собственным представлением на основе «Использование задач» является возможность вести во временном распределении фактический учет по дням/неделям/месяцам, Рисунок 10.

Рисунок 10. Актуализация информации по ресурсам в использовании задач

Актуализация данных по затратам задач

Последний шаг актуализации данных по задачам — это ввод фактических затрат по задачам. Для этих целей лучше всего подходит таблица «Затраты» в представлении «Диаграмма Ганта с отслеживанием».

Важно помнить, что по умолчанию вы сможете корректировать фактические затраты (поле «Фактические затраты») только когда задача полностью выполнена (% завершения равен 100).

Для того, чтобы Microsoft Project не пересчитывал фактически затраты на основании плановых, а вы сами могли контролировать фактические затраты по мере исполнения задачи, нужно в меню «Файл – Параметры – Расписание – Параметры вычисления для этого проекта» снять галочку «Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project». При снятой галочке, если у вас по задаче процентом завершения будет введено любое число, в поле «Фактические затраты» будет отображаться ноль и вам нужно будет каждый раз вводить данные в это поле, что приведет к увеличению ваших трудозатрат на поддержку системы.

Перепланирование проекта

После актуализации даты отчета нужно перепланировать незавершенные трудозатраты, чтобы задачи, которые выполняются с отставанием от плана, т.е. не были выполнены или были выполнены частично, перепланировались на дату отчета о состоянии.

Для этого, нужно на закладке «Проект», в разделе «Состояние» нажать на кнопку «Обновить проекта» и выбрать «Перепланировать незавершенные трудозатраты с начало после» с вариантом «Для всего проекта», Рисунок 11.

Рисунок 11. Перепланирование незавершенных трудозатрат

Обновление назначений

Данный способ обновления предполагает следующий сценарий работы.

1.Вы обновляете данные по назначенным ресурсам: когда ресурс начал работы, сколько часов он отработал, сколько осталось и т.д. От введенной информации по назначениям Microsoft Project пересчитывает данные по задачам;

2.После получения фактических данных от ресурсов, ответственный за работу с графиком проекта, обновляет данные по задачам.

Способом обновления задач через обновления рекомендуется пользоваться в том случае, если у вас, или:

1.Используется Microsoft Project Server или Project Online для отчетности назначенными ресурсами;

2.На задачи назначено более одного ресурса и они могут выполнять свою работу по задаче независимо друг от друга.

Для обновления назначений рекомендуется использовать следующий сценарий работы.

  • Вводится фактическое начало работы ресурса на задаче (поле «Фактическое начало»);
  • Вводится фактическое число отработанных часов для трудовых ресурсов или фактический объем потраченных материалов для материальных ресурсов (поле «Фактические трудозатраты»);
  • Корректируется количество оставшихся часов для трудовых ресурсов или объем материалов, которые еще нужно потратить (поле «Оставшиеся трудозатраты»);
  • Если работа, выполнена, вводится дата фактического окончания работы ресурса (поле «Фактическое окончание»), Рисунок 12.

Рисунок 12. Обновление информации по ресурсам

Для ввода фактической информации по ресурсам лучше всего за основу взять представление «Использование задач», сохранить его с новым названием, вывести нужные колонки и поля, настроить масштаб временного распределения и сохранить созданную таблицу с новым названием. В правой части представления «Использование задач» вы сможете вести повременный неравномерный учет рабочего времени трудовых ресурсов или повременный неравномерный учет используемых материалов и статей затрат.

После актуализации данных по ресурсам вам останется обновить данные по задачам в части стоимости и перепланировать проект по незавершенным трудозатратам.

Также в повременном представлении можно указывать фактическое время работы за день, неделю, месяц, квартала.

Для полного функционального сбора отчётности работы ресурса, также можно воспользоваться окном «Сведения о назначении». Чтобы его вызвать, нужно в представлении «Использование задач» или «Использование ресурсов» щелкнуть на ресурсе дважды левой кнопкой мыши, и в окне «Сведения о назначении» ввести:

  • Фактическую дату начало работы данного ресурса или списания материала, затрат;
  • Фактические трудозатраты;
  • Оставшиеся трудозатраты, если они отличаются от планового остатка. Пересчет оставшихся трудозатрат будет осуществляться только если вы нажмете «ОК» и снова откроете окно «Сведения о назначении»;
  • Фактическое окончание, если работа выполнена;
  • Заметки, Рисунок 13.

Рисунок 13. Окно «Сведения о назначении» для сбора отчетности по конкретному ресурсу

Совет
Ссылка на основную публикацию
Формула частота в excel
При анализе данных периодически возникает задача подсчитать количество значений, попадающих в заданные интервалы "от и до" (в статистике их называют...
Уравнение плоскости по двум пересекающимся прямым
УСЛОВИЕ: Составить уравнение плоскости, проходящей через две параллельные прямые x-2/3=y+1/2=z-3/-2 x-1/3=y-2/2=z+3/-2 Добавил yelymcheav , просмотры: ☺ 1976 ⌚ 2019-05-14 15:35:56....
Уравнение баланса мощностей формула
При решений электротехнических задач, часто нужно проверить правильность найденных значений. Для этого в науке ТОЭ, существует так называемый баланс мощностей....
Формула тейлора с остатком в форме пеано
Формулировка: Если существует , то представима в следующем виде: Это выражение называется формулой Тейлора с остаточным членом в форме Пеано...
Adblock detector